中型上市公司在构建IR体系时，首先要确保的并不是专职人员的数量，而是三项核心功能：编制业绩说明材料、管理机构投资者面谈记录，以及向股东投票顾问公司提供信息。缺少任何一项，都可能导致直接错失面谈机会。
中型上市公司的IR体系最容易缺什么？
上市后头几年的中型企业，讨论IR体系时往往从"配备几名专职人员"这一人数问题切入。但如果先定人数，却没有配套的业绩说明材料编制、面谈记录管理、向股东投票顾问公司提供信息这三项功能，机构投资者的信任并不会随之积累。反之，即便人手有限，只要这三项功能正常运转，企业依然能够维持面谈机会。中型上市公司在完善IR体系时，首先该看的不是人头数，而是这些功能是否到位。
至少应具备的三项功能是什么？
至少应具备以下三项：
①编制业绩说明材料——在正式决算及中期决算时，能够涵盖资本成本、股价意识型经营状况的说明材料编制功能。
②机构投资者面谈记录管理——将一对一会议、小型说明会中提出的问题、担忧与要求，以公司内部可追溯的形式留存的功能。
③向股东投票顾问公司提供信息——在股东大会前，就公司治理相关议题主动、准确地提供信息的功能。
这三项功能并非彼此独立：①中呈现的内容，正是回应②记录下的投资者疑问；③则是把前两项的积累，转化为对外的公司治理评价。任一环节缺失，都会影响面谈的质量与频率。
业绩说明材料应做到什么程度？
其他企业的实施情况可作为一个参考基准。根据日本IR协会（Japan Investor Relations Association，JIRA）《IR活动实态调查》（2025年版，调查期间为2025年3月14日至4月25日，在全部4113家上市公司中回收962份有效回答，回收率23.4%，2025年6月12日公布，网址：https://www.jira.or.jp/download/survey/202506_newsrelease.pdf），在开展IR活动的916家企业中，业绩说明会举办频次"每年2次"占51.6%，"每年4次"占33.8%，合计85.4%。业绩说明会演示材料制作频次方面，"每年制作4次"占54.5%，"每年制作2次"占35.5%，合计达90.0%。
在通过网络公开业绩说明会的729家企业中，日文公开内容以"演示材料"占比最高，达99.3%，几乎覆盖全部企业，其次是"视频"74.5%、"问答环节"62.8%、"演示内容文字报告"52.0%。而英文披露方面，"演示材料"占比72.2%，超过七成，但"视频"仅为18.4%。对中型上市公司而言，应优先做扎实的是演示材料本身，视频与英文对应更适合作为后续扩展。
为什么机构投资者面谈记录很重要？
同一调查显示，开展IR活动的企业中有90.0%建立了将股东、投资者意见上报公司内部的机制。上报内容中，"与股东、投资者会议的内容"占比最高，达90.2%，其次是"IR所获信息的反馈"85.2%、"股东、投资者对经营计划的意见"71.8%（日本IR协会《IR活动实态调查》2025年版，同上网址）。将面谈所获信息上报公司内部的机制，已在多数企业中成为标准做法。
如果没有留存面谈记录，下一次面谈时就难以对同一问题给出一致的回答，向股东投票顾问公司提供信息的依据也会随之变薄。记录管理并非单纯的事务性工作，而应被视为支撑①材料编制与③对外说明准确性的基础功能。
体制差异如何影响面谈机会？
该调查并未直接测算"按体制划分的面谈实施率"，但公布了面谈件数本身的分布情况。一对一会议（与经营层的个别面谈）实施率为70.2%（上次为65.7%），超过七成。举办件数分布为："1~9次"占28.7%、"10~29次"占21.1%、"50~99次"占10.9%、"0次"占14.3%、"100次以上"占9.6%，加权平均值为31.4次。分析师与机构投资者的调研接待及来访次数中，"1~49次"占比最高，为38.0%，但加权平均值高达127.7次，企业间差异明显（日本IR协会《IR活动实态调查》2025年版，同上网址）。
这一数字本身并不能直接说明体制的优劣，但面谈"0次"或极少数的企业占一定比例，同时也存在超过100次的企业，这一事实说明面谈机会并不会自动积累。业内普遍认为，业绩说明材料完善、面谈记录留存到位的企业，更容易获得投资者的再次到访或推荐。
无法配备专职人员时，该如何弥补？
对于无法配备专职人员的中型上市公司来说，用现有管理部门、财务部门人员兼任，或借助外部资源来覆盖这三项功能，是较为现实的思路。同一调查显示，回答企业中曾参与日本IR协会相关业务或使用其服务的比例为54.7%（上次为56.4%）（日本IR协会《IR活动实态调查》2025年版，同上网址）。半数以上企业借助外部团体、培训资源的实态，说明用外部资源弥补专职人手不足是较为普遍的做法。
弥补的优先顺序上，首先应将②面谈记录管理规则化、模板化，避免过度依赖个人；其次借助外部专业机构的支持，使①业绩说明材料标准化；最后让法务与IR兼任人员，能够以固定流程处理③股东投票顾问公司对应事务——这样的顺序较为务实、不勉强。
常见问题
Q1. IR负责人从几人开始需要设为专职？
在已公布的调查数据范围内，并未找到能够印证专职人员人数分布的数字，因此无法给出确定性的人数标准。相比断定人数标准，更贴近实际的做法是先判断三项功能（业绩说明材料编制、面谈记录管理、向股东投票顾问公司提供信息）是否正常运转，以此衡量体制是否充足。
Q2. 构建IR体系时，外部委托是否有效？
日本IR协会《IR活动实态调查》2025年版显示，54.7%的回答企业曾使用该协会的相关业务或服务（同上网址）。半数以上企业借助外部团体、专业机构的实态，说明在尚无法充分配备专职人员的阶段，外部委托或借助外部团体是较为可行的选项之一。但这并不能保证效果，前提是先厘清自身欠缺的具体功能环节，再加以运用。
Q3. IR体系不健全会带来哪些风险？
业绩说明材料内容单薄，会导致无法充分回应投资者提问；面谈记录缺失，则可能出现不同负责人对同一议题给出不一致回答的风险。此外，向股东投票顾问公司提供信息滞后，也可能在股东大会前的公司治理评价中处于不利地位。这些风险往往共同导致面谈机会难以积累。
要点小结
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 首先应具备的三项功能 | 业绩说明材料编制／机构投资者面谈记录管理／向股东投票顾问公司提供信息 |
| 业绩说明会实施水平 | 每年2次51.6%、每年4次33.8%（合计85.4%）；材料制作每年4次54.5%、每年2次35.5%（合计90.0%） |
| 面谈记录的内部上报 | 开展IR活动企业中90.0%建立上报机制，上报内容中占比最高的是"会议内容"90.2% |
| 面谈次数的分布差异 | 一对一会议实施率70.2%，加权平均31.4次；分析师及机构投资者对应整体加权平均127.7次 |
| 弥补专职人员不足的方式 | 借助外部团体、专业机构（该调查中使用经验企业占54.7%）、按功能划分优先顺序 |
以上数据均引自日本IR协会《IR活动实态调查》（2025年版，2025年6月12日公布，在全部4113家上市公司中回收962份有效回答，回收率23.4%），网址：https://www.jira.or.jp/download/survey/202506_newsrelease.pdf
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